Von analog zu digital: So nutzt der VdW Bayern virtuelle Datenräume für die sichere Gremienarbeit

Vor einigen Jahren lief die Gremienarbeit beim Verband bayerischer Wohnungsunternehmen e.V. (VdW Bayern) noch analog. Vorstandsassistentin Heike Krieg erinnert sich lebhaft, wie sie sensible Unterlagen im großen Umfang ausgedruckt und in Sitzungsmappen verteilt oder per Post an die Gremienmitglieder verschickt hat. Dies kostete nicht nur viel Porto, Papier und Toner, sondern vor allem sehr viel Zeit.

Ein kurzzeitiger Umstieg auf E-Mail-Versand war zwar etwas komfortabler, aber immer noch nicht optimal. Denn einige tagesaktuelle Dokumente galt es trotzdem noch kurz vor Beginn der Sitzung auszudrucken oder mit kleinen Aktualisierungen zu verschicken. Hinzu kam, dass die zu versendenden Datenmengen teilweise so groß waren, dass einige Mitglieder die Anhänge gar nicht mehr herunterladen konnten. „Es stellte sich also die Frage: Wie lässt sich das einfacher, komfortabler und gleichzeitig sicherer gestalten?“, sagt Krieg.

Auf der Suche nach einer sicheren Cloud-Lösung für die digitale Gremienkommunikation

Da im Rahmen der Gremienkommunikation sensible Daten (darunter Informationen zu den wirtschaftlichen Verhältnissen oder strategischen Themen der VdW Bayern-Gruppe) ausgetauscht werden, spielten Datenschutz und Datensicherheit bei der Wahl einer geeigneten Lösung eine übergeordnete Rolle. Hinzu kommt, dass der VdW Bayern als führender Fach- und Interessensverband der bayerischen Wohnungswirtschaft mit mehr als 500 Mitgliedsunternehmen gleichermaßen als Vorbild und Aushängeschild für seine Mitglieder fungiert.

Gesucht wurde daher eine Lösung, die nicht nur mit einem hohen Sicherheitsniveau überzeugt, sondern die auch zukunftssicher, funktional und möglichst intuitiv bedienbar ist. Darüber hinaus sollte der Dienst auch die ortsunabhängige Nutzung mittels Mobilgeräten ermöglichen und so für mehr Flexibilität sorgen.

Höchste Sicherheit in der Cloud dank Confidential Computing

Nach einiger Recherche hat sich der VdW Bayern für den Kollaborations- und Datenraum-Dienst idgard entschieden, der auf einem Confidential-Computing-Ansatz basiert. Dieser Ansatz sorgt dafür, dass die Daten nicht nur bei der Speicherung und Übertragung, sondern auch während der kritischen Phase, nämlich während der Verarbeitung im Klartext, jederzeit geschützt bleiben. Dazu erfolgt die Datenverarbeitung in sicheren, hardwarebasierten Bereichen, die vom Rest des Systems abgeschirmt sind. So haben selbst Betreiber und Administratoren nachweislich zu keinem Zeitpunkt Zugriff auf die Daten.

„Auf der Suche nach einer geeigneten Lösung bin ich auf idgard aufmerksam geworden, weil es sich explizit an Berufsgeheimnisträger richtet und mit einem hohen Datenschutz- und Sicherheitsniveau punkten kann“, erklärt Christian Fischer, Leiter Servicebereich Digitalisierung und IT beim VdW Bayern. Die hochsicheren Datenräume machen nicht nur den rechtskonformen Austausch und die gemeinsame Nutzung sensibler Dokumente möglich, sondern bieten auch hilfreiche Zusatzfunktionen wie einen PDF-Viewer mit Annotationen, anonyme Abstimmungen und digitale Sitzungsmappen.

Hohe Akzeptanz dank intuitiver Bedienung

Vom Erstkontakt mit der Lösung bis zum Roll-out beim VdW Bayern dauerte es insgesamt nur drei Monate. Aufwändige und kostenintensive Schulungen waren nicht nötig, verrät Christian Fischer: „Bei der Integration gab es keine Schwierigkeiten, da sich der Dienst komfortabel und intuitiv nutzen lässt. Nach den ersten ein bis zwei Sitzungen hatten sich alle Gremienmitglieder daran gewöhnt – auch weniger technikaffine Kollegen konnten wir so problemlos abholen.“

Fazit: Confidential Computing ermöglicht sichere Gremienarbeit

Mit dem hochsicheren Datenraum-Dienst auf Confidential-Computing-Basis hat der VdW Bayern eine sichere, mobile und intuitiv bedienbare Cloud-Lösung für die digitale Gremienkommunikation gefunden. Von besonderer Bedeutung ist vor allem das hohe Sicherheitsniveau. Unbefugte Zugriffe auf die gesicherten Datenräume, sowohl von Außenstehenden als auch vom Cloud-Betreiber selbst, sind zu jeder Zeit zuverlässig ausgeschlossen. So steht dem sicheren und rechtskonformen Datenaustausch auch auf dieser Ebene nichts mehr im Weg.

Wenn Sie wissen möchten, welche Risiken bei der virtuellen Vorstands- und Aufsichtsratskommunikation lauern und worauf Sie bei der Vor- und Nachbereitung achten müssen, besuchen Sie den idgard Blog. Hier finden Sie wertvolle Tipps und Hinweise rund um sie sichere digitale Zusammenarbeit und den geschützten Datenaustausch.

Dies ist ein Gastbeitrag von idgard | unison GmbH, einem Unternehmen der TÜV SÜD Gruppe.

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