Homeoffice und Datenschutz: Wie gelingt eine rechtssichere Vereinbarung?

Homeoffice wird heutzutage von vielen Unternehmen als wichtiges Work-Life-Balance-Konzept angeboten. Auf der einen Seite sparen sich Mitarbeiter die ewige Pendelei durch Verkehrsstaus und Ampeln.

Auf der anderen Seite erhöht die Arbeit im Homeoffice die Flexibilität im Arbeitsleben und ermöglicht es den Arbeitnehmern, mehr Zeit beispielsweise mit Familie und Kindern zu verbringen. Ein Recht auf Homeoffice wird gesetzlich nicht geregelt. Bis heute ist es eine freiwillige Vereinbarung, bei der die Interessen beider Seiten zu wahren sind.

Bezüglich des Datenschutzes muss der Arbeitgeber alle Vorkehrungen treffen. Bei Datenschutzmissbräuchen wird stets das Unternehmen zur Verantwortung gezogen. Es reicht also von Seiten des Arbeitgebers nicht aus, dem betroffenem Mitarbeiter ein Laptop mit einem Zugang zum firmeninternen Netzwerk zu überreichen. Denn auch Homeoffice erfordert einen rechtssicheren Schutz aller personenbezogenen Daten, sofern Daten dritter Personen in den Tätigkeitsbereich des Mitarbeiters fallen.

Grundsätzlich sollte ein Homeoffice in einem Raum eingerichtet werden, der abschließbar ist. Gehört im Homeoffice Einsicht in analoge Akten zum Arbeitsalltag, müssen diese in einem abschließbaren Schrank verschwinden, sobald sie nicht mehr gebraucht werden. Im Umkehrschluss: Irgendwo im Wohnzimmer auf dem Familienschreibtisch haben weder der Firmenlaptop noch offizielle Dokumente etwas zu suchen. Die genaue Einrichtung eines Heimarbeitsplatzes regelt darüber hinaus die Arbeitsstättenverordnung. Hier sind auch sonstige Bedingungen geregelt, die einen Arbeitsplatz beschreiben, wie etwa Beleuchtung, Temperatur oder Zugänglichkeit.

Das Arbeitsschutzrecht gilt auch für Heimbüros

Rein technisch gesehen gelten für ein Heimbüro die gleichen baulichen Bedingungen wie für die Arbeitsplätze im Unternehmen. Beispielsweise müssen Unfallverhütungsvorschriften, Vorschriften der Berufsgenossenschaft und Pausenregelungen gleichermaßen zu Hause wie auch im Büro befolgt werden. Aus diesem Grund kann der Arbeitgeber einen Zugang zum Homeoffice erhalten, sofern er dies als Notwendigkeit erachtet. Unterliegt das Homeoffice den Firmenstandards, gilt für einen Mitarbeiter zu Hause während seiner Tätigkeit die Unfallversicherung. Im Zweifel dürfen Betriebsrat, Arbeitsschutz-Kontrolleure oder Berufsgenossenschafts-Organe dies in Augenschein nehmen.

Homeoffice mit Datenschutzanpassung

Sind alle räumlichen Begebenheiten geklärt, müssen Arbeitgeber und Arbeitnehmer zusammen ein rechtssicheres Konzept der Datenverarbeitung entwickeln. Die gängige Art. dem Heimarbeiter Datenzugang zu gewähren, erfolgt mit einem Zugang zum firmeneigenen Netzwerk – grundsätzlich sollte dieser durch ein Passwort geschützt sein. Doch viel wichtiger ist die Hardware. Auf keinen Fall sollte ein Mitarbeiter im Homeoffice einen privaten Computer benutzen – ausschließlich eine Firmen-IT-Ausstattung eignet sich für eine rechtssichere Tätigkeit. Nur so können Hard- und Software den Sicherheitsstandards des Unternehmens entsprechen – und so ist beispielsweise der Heimarbeiter bei etwaigen Updates stets auf dem neustens Stand. Umgekehrt sollte der Firmenlaptop natürlich zu Hause nicht für private IT-Tätigkeiten genutzt werden. Die Kommunikation per E-Mail sollte ausschließlich über den Firmenserver laufen und sich selbstverständlich der bewährten Verschlüsselung bedienen.

Es muss ferner sichergestellt sein, dass der Firmenlaptop auch bei kurzen Abwesenheiten des Mitarbeiters per Passwort geschützt – und so weder für Familienangehörige noch Besucher zugänglich ist. Müssen im Rahmen der Tätigkeit regelmäßig Ausdrucke vorgenommen werden, sollten diese über einen separaten Firmendrucker erfolgen. Wird der „Familiendrucker“ genutzt, muss sichergestellt sein, dass ein firmenrelevanter Druckauftrag nur nach einer Authentifizierung erfolgt. Sämtliche Dokumente, die zwischen Firma und Homeoffice hin und her bewegt werden, sind vor unzulässigem Zugriff zu schützen, idealerweise in einem abschließbaren Büromöbel. Und auch zum Thema Löschung/Vernichtung von Betriebsunterlagen sollte zumindest ein Konzept her. Denn Firmendokumente haben in der privaten Altpapiertonne nichts zu suchen.