Ist das Aushängen von Dienstplänen aus datenschutzrechtlicher Sicht zulässig?

Arbeitszeiten und Ausfallzeiten gehören zu den personenbezogenen Daten von Mitarbeitern, die besonderen Schutz genießen. Der Datenschutz fordert hier sensiblen Umgang. Andererseits kann es für Unternehmen oder Abteilungen für die Arbeitsprozesse wichtig sein, dass die betroffenen Mitarbeiter darüber Bescheid wissen, wer aus dem Team wann arbeitet.

Zunächst sehen viele Datenschützer es als geboten, Dienst- und Schichtpläne nur dann auszuhängen, wenn die Einwilligung der Betroffenen vorliegt. Es gibt aber auch alternative Sichtweisen. So wird unter anderem mit Berufung auf das BayLDA die Ansicht vertreten, dass eine Kenntnisnahme von ausgehängten Dienstplänen an sich nur durch diejenigen Beschäftigten notwendig sei, die direkt davon betroffen sind. Dagegen wäre es unzulässig, wenn die Dienstpläne in Bereichen aufgehängt werden, zu denen Externe, wie etwa Kundschaft oder Lieferanten, Zugang haben. Dies trifft ebenso auf Krankenhäuser, Alten- und Pflegeheime sowie Kindergärten und Kitas zu, in denen ausschließlich die Mitarbeiter, nicht aber Patienten, Bewohner oder Eltern Einsicht in die Dienstpläne nehmen dürfen. Außerdem ist darauf zu achten, dass die ausgehängten Zeitpläne keine Gründe für eine Abwesenheit enthalten. Denn das würde gegen den Datenschutzanspruch der Mitarbeiter verstoßen.

Es existiert auch die Auffassung, dass ein Aushang durch § 26 BDSG durchaus berechtigt ist, wenn die Betriebsabläufe dies notwendig machen. Häufig wird der ordnungsgemäße Betriebsablauf nur sichergestellt werden können, wenn sich die Mitarbeiter untereinander abstimmen, wer wann und mit wem arbeitet, Schichten tauscht oder bewusst projektbezogen eingeteilt ist. Natürlich gilt auch hier das Prinzip der Datenminimierung: Im Plan ist nur das anzugeben, was auch notwendig ist. Im Prinzip muss aber immer von Fall zu Fall separat entschieden werden.

Eine Betriebsvereinbarung bringt Klarheit

Eine Möglichkeit, rechtsichere Aushänge vorzunehmen, bietet auch eine Betriebsvereinbarung. Das LAG Berlin-Brandenburg hat am 7. Dezember 2012, 6 TaBV 880/12, entschieden, dass der Aushang von vorläufigen Dienstplänen mit einem Vorbehalt hinsichtlich der noch ausstehenden Zustimmung des Betriebsrats nicht dessen Mitbestimmungsrecht aus § 87 Abs. 1 Nr. 2 BetrVG verletzt, dies setzt also die grundsätzliche Zulässigkeit des Aushangs voraus. Auch das Ministerium für Bildung des Landes Rheinland-Pfalz vertritt die Auffassung, dass das Interesse der Eltern daran, welche Betreuungsperson in Kitas zu welchen Zeiten arbeiten, nicht dazu führen darf, dass die Dienstpläne für alle einsehbar ausgehängt werden. Der Träger einer Einrichtung hat sicherzustellen, dass auch die Persönlichkeitsrechte seiner Beschäftigten geschützt werden. Der Schutz der Daten hat Vorrang vor dem Interesse der Eltern an der Information. Allerdings darf der Plan ausschließlich dort ausgehängt werden, wo nur Betriebsangehörige Zutritt haben, also beispielsweise in der Umkleidekabine oder dem Personalbüro.

Auch wenn es schon sehr weit zurückliegt, so hat immer noch ein Urteil Bestand, das das Bundesarbeitsgericht am 28.Oktober 1986 AZ, 1ARB11/85 entschieden hat: Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die Arbeitszeiten in einem Aushang (Dienstplan) rechtzeitig bekanntzugeben. Der Dienstplan muss den Beginn und das Ende der Arbeitszeit unter Angabe der Uhrzeit enthalten. Er muss an einer Stelle ausgehängt sein, wo er für die betroffenen Arbeitnehmer allgemein zugänglich ist.

In mitbestimmten Betrieben ist das Thema ein klassischer Fall für eine Betriebsvereinbarung. Hier eine Beispielregelung aus einem veröffentlichten Muster: „Die Wochendienstpläne müssen jeden Mittwoch vor Inkrafttreten durch Aushang den Mitarbeitern bekannt gemacht werden. Im Falle der Veränderung der Wochendienstpläne soll die Veränderung den betroffenen Mitarbeitern mindestens […] Tage vor aktuellem Dienstbeginn mitgeteilt werden ...“. So wird in der Betriebsvereinbarung sichergestellt, dass die Mitarbeiter frühzeitig darüber informiert werden, wenn sich ihre Arbeitszeiten betriebsbedingt ändern.

Keine Nennung von Gründen zulässig

Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Nennung von Gründen für Ausfallzeiten, die grundsätzlich nicht gestattet ist. In einem Einigungsstellenverfahren wurde am 25. Februar 2016 folgende Regelung vereinbart: „Hat der Betriebsrat dem Dienstplan zugestimmt oder gilt dieser nach Abs. 4 Satz 1 oder Satz 4 als genehmigt, ist der Dienstplan für alle Beteiligten verbindlich und wird den Arbeitnehmern durch einen Aushang im …. bekannt gegeben.“

Die Frage des Aushangs von Dienstplänen ist etwas differenziert. Es kommt sicher auch auf die Art des Unternehmens an, etwa ob es sich um ein Krankenhaus, eine Pflegeeinrichtung oder um eine Berufsfeuerwehr-Station handelt, bei denen ein großes Sicherheits- oder ein öffentliches Interesse an der Funktionsfähigkeit besteht. Weniger relevant erscheint hingegen, ob ein Gastwirt per Dienstplan sein Küchenpersonal organisiert. Ebenfalls betrachtet werden muss, welche Daten der Dienstplan enthält. Tabu sind jegliche Angaben zu krankheitsbedingten Ausfällen oder sonstige „private Abwesenheitsgründe“. Die schlichte Angabe „Fehlzeit“ genügt.

Fazit: Ob ein Dienstplan ausgehängt werden darf, hängt davon ab, wo dies geschieht und wer Zugang dazu hat. Auch die Frage, ob Mitarbeiter den Plan mit dem Smartphone abfotografieren dürfen, sollte einvernehmlich geregelt werden.