Ist es erlaubt, Ausweisdokumente zu kopieren oder zu scannen?

In der Geschäftswelt schon lange gängige Praxis, ist es seit letztem Jahr auch gesetzlich festgelegt: Zu Identifizierungszwecken etwa war es schon immer üblich, den eigenen Ausweis elektronisch zu versenden.

Dafür wurde er dann abfotografiert, gescannt oder kopiert. Beispielsweise beim Abschluss von Mobilfunkverträgen. Seit letztem Jahr ist diese Handlung nun nicht mehr rechtlich unzulässig, sondern gesetzlich erlaubt. Diese Änderung im Personalausweisgesetz ist auch nach dem Inkrafttreten der DSGVO weiter gültig. Doch was heißt das nun genau? Wer darf zu welchem Zweck einen Personalausweis oder Reisepass kopieren oder scannen, um dann das Bild zu versenden?

Gesetz wird für die Praxisnutzung angepasst

Es war also schlichtweg nicht erlaubt, eine Kopie oder Scans eines Ausweisdokuments anzufertigen. Nun ist in der Änderung der Gedanke der allgemeinen Handlungsfreiheit verfolgt worden. Folglich liegt die Entscheidung beim Inhaber des Dokuments, ob dieses in einer üblichen Form kopiert wird. Im Gesetzestext heißt es „Ablichtung“ und umfasst in der Regel das Kopieren, den Scan oder das klassische Foto. Allerdings muss diese Ablichtung eindeutig als solche zu erkennen sein. Das heißt, die Kopie muss einen deutlichen Vermerk aufweisen, dass es sich nicht um das Original handelt. In der Praxis haben sich entsprechend Schwarzweiß-Kopien bewährt, die auf den ersten Blick als Ablichtung erkennbar sind.

Weitergeben innerhalb eines Unternehmens erlaubt

Mit Zustimmung des Ausweisinhabers zu einer Kopie kann diese innerhalb einer Organisation – also ein Unternehmen oder eine Behörde – auch an interne Personen weitergegeben werden, nicht aber an Dritte von außerhalb. Hierbei wird selbstverständlich auch die datenschutzrechtliche Komponente vom Gesetzestext berücksichtigt. Sobald personenbezogene Daten aus der Kopie erhoben werden, greift für den Gebrauch und die Nutzung die DSGVO.

Bei einer Entnahme persönlicher Daten bedarf es einer zusätzlichen Zustimmung des Ausweisinhabers. So hat der Ausweisinhaber beispielsweise das Recht, auf der Kopie personenbezogene Daten unkenntlich zu machen, die er nicht preisgeben will. Wie eingangs erwähnt, war das Kopieren von Ausweisdokumenten im Geschäftsleben gängige Praxis – wenn auch nicht legal. Demzufolge gilt für „alte“ Scans, Kopien oder Fotos von Ausweisdokumenten, dass eine Rechtmäßigkeit der Ablichtung bestanden hat, als diese angefertigt wurden. Ist diese nicht nachweisbar, müssen die Bilddaten gelöscht werden. Im Zweifel heißt dies also, dass für Ausweis-Ablichtungen nachträglich die Einwilligung des Ausweisinhabers einzuholen ist; anderenfalls bedeutet die Speicherung einen Gesetzesverstoß.