Bewerbungsunterlagen und Datenschutzkonformität von Unternehmen

Was ist das richtige Verhalten eines Unternehmens bezüglich der neuen Regelungen der Datenschutzgrundverordnung, wenn es eine lang ersehnte Bewerbung erhält?

Obwohl in Deutschland Fachkräftemangel herrscht, müssen Unternehmen achtsam mit den sensiblen, personenbezogenen Daten einer Bewerbung umgehen. Hier ein grober Überblick.

Stellen Sie sich vor, Sie arbeiten in einem Unternehmen als Personalmanager und schreiben eine neue Stelle aus. Die ersten Bewerbungen treffen ein und es herrscht große Freude im Unternehmen. Allerdings wissen Sie nun auch, dass datenschutzrechtliche Pflichten zu erfüllen sind. Doch hier schludern viele Arbeitgeber, denn der erste Kontakt in Datenschutzhinsicht sollte nicht erst bei der Entgegennahme der Bewerbungsunterlagen geschehen, sondern bereits bei der Stellenausschreibung. Hier sollten Sie potenzielle Bewerber auf die Datenschutzerklärung Ihres Unternehmens hinweisen.

Sobald die Bewerbungsunterlagen in Ihrem Postfach eintreffen, sei es per E-Mail oder per Postsendung, beginnt die interne Datenverarbeitung. Nun müssen alle Sicherheitsmaßnahmen bezüglich eines lupenreinen Datenschutzes gewährleistet sein. Die Sicherheitsmaßnahmen variieren von Unternehmen zu Unternehmen, müssen jedoch in der Datenschutzerklärung aufgelistet sein. Eine Bewerbung, die über die Post zu Ihnen gelangt, muss sofort an den zuständigen Mitarbeiter weitergereicht werden und sollte nicht in einem zugänglichen Postfach liegen. Der Eingang mittels elektronischer Datenverarbeitung geschieht auf die gleiche Weise. Dementsprechend müssen Bewerbungsunterlagen in einem allgemeinen Postfach umgehend gelöscht werden.

Allgemeine Informationspflicht

Seiten des Unternehmens herrscht gegenüber Bewerbern und potenziellen Bewerbern eine allgemeine Informationspflicht. Rechtlich gesehen haben Bewerber den Anspruch, folgende Informationen bereits bei der ersten Kontaktaufnahme zu erfahren:

• exakte Benennung des im Unternehmen Zuständigen
• Recht auf Beschwerde und Löschung der Daten
• Zweck und Dauer der Datenverarbeitung
• Rechtsgrundlage und Dauer der Datenspeicherung

Besondere Vorsicht sollten Sie bei Initiativbewerbungen walten lassen. Wenn solche Bewerbungen, wie in den meisten Fällen, über eine allgemeine Kontakt-E-Mail-Adresse eingehen, so muss die beliebige Weitergabe sowie das Öffnen durch Unbefugte verhindert werden. Sie müssen also eine Regelung für Ihr allgemeines Postfach aufstellen. Somit müssen alle Mitarbeiter, die Zugriff auf dieses Postfach haben, eingegangene Bewerbungen weiterleiten und das Postfach anschließend leeren. Idealerweise richtet das Unternehmen eine E-Mail-Adresse für Initiativ-Bewerbungen ein, auf die nur die zuständigen Personen Zugriff haben.

Das Recht auf Löschung bei Ablehnung

Grundsätzlich kann eine Bewerbung einen Zeitraum von mehreren Wochen oder sogar Monaten in Anspruch nehmen. Dementsprechend darf Ihr Unternehmen die erhaltenen sensiblen, personenbezogenen Daten über den Zeitraum des Bewerbungsverfahrens speichern und verarbeiten. Wenn Sie sich für einen Bewerber entschieden haben, so haben alle Mitbewerber ein allgemeines Recht auf das Löschen ihrer Bewerberdaten. Doch die Praxis zeigt, dass es hilfreich sein kann, Bewerberdaten über den Zeitraum des Auswahlverfahrens hinaus beizubehalten. Denn einerseits ist es ja denkbar, dass schon bald eine ähnliche Stelle zu besetzen ist, auf die der Bewerber ebenfalls passen würde. Andererseits hat der Bewerber natürlich bis zu zwei Monate nach der Stellenvergabe ein Recht darauf, gegen die Vergabe des Jobs vorzugehen, beispielsweise weil er hinter seinem Ablehnungsbescheid eine ungerechte Behandlung vermutet und dies gerichtlich überprüfen lassen möchte. Daher hat es sich bewährt, Bewerberunterlagen bis zu sechs Monate nach der Stellenvergabe zu speichern und sie erst nach Ablauf dieser Frist endgültig zu löschen.

Informationen aus den sozialen Netzwerken

Es ist heutzutage üblich, sich das Profil eines Bewerbers in einem sozialen Netzwerk anzusehen. Ein detaillierteres Bild durch das Profil in jobrelevanten Online-Portalen, wie LinkedIn oder Xing, kann in vielen Fällen ein persönlicheres Bild eines Bewerbers zeigen und hilft Unternehmen, sich besser auf eine neue Zusammenarbeit einzustellen. Ein Blick auf andere soziale Netzwerke, wäre vergleichsweise irrelevant, denn viele hier preisgegebene Informationen eines potenziellen neuen Mitarbeiters dürfen nicht in den Entscheidungsprozess einfließen. Auf Portalen, wie LinkedIn oder Xing, präsentieren sich Bewerber weitestgehend professionell und stellen in vielen Fällen lediglich jobrelevante Informationen bereit. Aber private Netzwerkbetätigung unterliegt unter Umständen Schutzrechten, auf die der Bewerber pochen darf.